Wie man eine barrierefreie PDF-Datei erstellt - Schritt-für- Schritt

PDFs sind allgegenwärtig, aber sind sie auch barrierefrei?

PDFs (Portable Document Format) sind nach wie vor einer der am häufigsten verwendeten Dateitypen im Internet, für Berichte, Broschüren, Verträge, Whitepapers, Behördenmitteilungen und vieles mehr. Nach Angaben von Adobe werden jedes Jahr weltweit über 2,5 Billionen PDF-Dateien erstellt. Das eigentliche Problem ist jedoch, dass die große Mehrheit dieser PDF-Dateien für Menschen mit Behinderungen nicht zugänglich ist.

Für Personen, die Bildschirmlesegeräte, eine Navigation nur über die Tastatur oder Hilfsmittel wie aktualisierbare Braillezeilen verwenden, kann sich eine schlecht formatierte PDF-Datei wie eine verschlossene Box anfühlen. Unabhängig davon, wie wertvoll der Inhalt ist, wenn er nicht richtig gekennzeichnet, strukturiert oder beschriftet ist, könnte er genauso gut unsichtbar sein.

Barrierefreiheit ≠ Optional

Ab 2025 verlangen internationale Gesetze wie WCAG 2.2, Section 508 (USA), BITV 2.0 (Deutschland) und EN 301 549 (EU), dass digitale Inhalte, einschließlich PDFs, den Standards für Barrierefreiheit entsprechen. Und da das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG ) in Deutschland immer strenger durchgesetzt wird, riskieren Unternehmen, die die Vorschriften nicht einhalten, Geldstrafen, Gerichtsverfahren und einen Vertrauensverlust in der Öffentlichkeit.

Was Sie lernen werden

In diesem praktischen Leitfaden erläutern wir Ihnen:

• Warum barrierefreie PDFs entscheidend sind fürEinhaltung von Gesetzen undBenutzerfreundlichkeit
• Welche Elemente ein PDF zugänglich machen (mit Beispielen aus der Praxis)
• Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Erstellung barrierefreier PDFs inAdobe Acrobat,Microsoft WordundLibreOffice
• Werkzeuge wiePAC 2024,Adobe Acrobat CheckerundZugriffs-Assistent von Accesstive zum Testen und Korrigieren Ihrer Dokumente
• Bewährte Verfahren, um Ihre Inhalte für alle Benutzer zukunftssicher zu machen

Ganz gleich, ob Sie Beamter, Marketingleiter oder Unternehmenskommunikator sind, dieser Leitfaden hilft Ihnen bei der Erstellung wirklich barrierefreier PDF-Dokumente, die nicht nur ein Kästchen ankreuzen, sondern jedem den gleichen Zugang zu Ihren Inhalten ermöglichen.

Warum barrierefreie PDFs im Jahr 2025 wichtig sind

Unzugängliche PDFs frustrieren nicht nur die Nutzer, sondern stellen auch ein rechtliches Risiko für Unternehmen dar, schränken die Sichtbarkeit bei der Suche ein und schließen Millionen von Menschen vom Zugriff auf Ihre Inhalte aus. Da die digitale Welt immer stärker reguliert und benutzerorientiert wird, ist die Barrierefreiheit von PDFs nicht mehr optional, sondern unverzichtbar.

1. Einhaltung von Rechtsvorschriften (ADA, AODA, Abschnitt 508, BFSG)

PDF-Dateien, die in Websites eingebettet oder digital weitergegeben werden, müssen international anerkannten Zugänglichkeitsstandards genügen. Dazu gehören:

• WCAG 2.1 / WCAG 2.2
• PDF/UA (Universeller Standard für Barrierefreiheit)
• ADA (Amerikanisches Gesetz für Menschen mit Behinderungen)
• Abschnitt 508 (U.S. Federal Compliance)
• AODA (Gesetz über die Zugänglichkeit für Menschen mit Behinderungen in Ontario)
• Kanadisches Gesetz über Zugänglichkeit
• BFSG & BITV 2.0 (Deutschland & EU)

Tipp: Verwenden Sie Werkzeuge wie Barrierefreiheits-Widget, um PDFs schnell zu prüfen und sicherzustellen, dass sie Standards wie WCAG 2.2 und PDF/UA erfüllen.

2. Inklusive Benutzererfahrung für alle

Barrierefreie PDFs kommen allen Nutzern zugute, nicht nur Menschen mit Behinderungen. Sie:

• ErmöglichenBenutzer von Bildschirmlesegeräten zu hören und durch den Inhalt zu navigieren
• Sie unterstützenNur-Tastatur-Nutzer
• anbietenlogische Lesereihenfolge undTextskalierung für Benutzer mit kognitiven oder visuellen Beeinträchtigungen
• Verbesserung der allgemeinenBenutzerfreundlichkeit und Verständlichkeit

Nach Angaben vonWebAIMverlassen sich über 7,3 Millionen Screenreader-Nutzer auf getaggte PDF-Dateien, um effektiv auf digitale Inhalte zuzugreifen.

3. Bessere SEO, Auffindbarkeit und Engagement

Google und andere Suchmaschinen können den Text in PDFs crawlen und indizieren, aber nur, wenn sie richtig getaggt und strukturiert sind.

• Getaggte PDFs = verbesserteHierarchie des Inhalts
• Alt-Text = bessereBildindizierung
• Beschreibende Überschriften = mehrkontextuelle Relevanz
• Interne Verlinkung = verbesserteOn-Page-Erlebnis

Profi-Tipp: Lassen Sie Ihre PDF-Datei nach dem Taggen und Aktualisieren der Metadaten durch Access Monitor laufen, um SEO-Tauglichkeit und Barrierefreiheit in einem Durchgang zu testen.

Was macht eine PDF-Datei barrierefrei?

Merkmal der Barrierefreiheit	Detaillierte Beschreibung
Getaggte Struktur	Ein korrekt getaggtes PDF verwendet eine semantische HTML-ähnliche Struktur, wie Überschriften (<H1>-<H6>), Absätze und Listen. Dadurch können Bildschirmlesegeräte die Hierarchie und den Fluss des Dokuments genau verstehen und vermitteln. Nicht gekennzeichnete PDF-Dateien sind für technische Hilfsmittel praktisch unlesbar.
Alt-Text für Bilder	Der Alternativtext (alt) beschreibt den Inhalt und Zweck eines Bildes für Benutzer, die es nicht sehen können. Ohne Alt-Text entgehen Benutzern, die auf Bildschirmlesegeräte angewiesen sind, visuelle Informationen, Diagramme oder Infografiken. Dekorative Bilder sollten als Artefakte gekennzeichnet werden.
Logische Lesereihenfolge	Der Inhalt sollte auf natürliche Weise von oben nach unten und von links nach rechts fließen (sofern die Sprache nichts anderes vorschreibt). So wird sichergestellt, dass Nutzer, die eine Tastaturnavigation oder ein Bildschirmlesegerät verwenden, die PDF-Datei auf die gleiche Weise wahrnehmen wie sehende Nutzer.
Überschriften und Lesezeichen	PDFs mit einer klaren Überschriftenstruktur und anklickbaren Lesezeichen verbessern die Navigation, insbesondere bei längeren Dokumenten. Benutzer von Bildschirmlesegeräten können wie in einem Inhaltsverzeichnis effizient von Abschnitt zu Abschnitt springen.
Hoher Farbkontrast	Die Kombination von Text- und Hintergrundfarben sollte ein Mindestkontrastverhältnis aufweisen (in der Regel 4,5:1 für Fließtext, 3:1 für großen Text), um sicherzustellen, dass der Inhalt auch von Benutzern mit Sehbehinderungen, wie Farbenblindheit oder Sehschwäche, gelesen werden kann.
Beschreibender Linktext	Links sollten ihr Ziel oder ihren Zweck klar beschreiben, z. B. "Laden Sie den Leitfaden für Barrierefreiheit 2025 herunter" statt "Klicken Sie hier". So können alle Benutzer, auch diejenigen mit kognitiven Beeinträchtigungen, verstehen, worauf sie klicken.
Beschriftung der Formularfelder	Alle interaktiven Formulare in der PDF-Datei (Kontaktformulare, Umfragen, Anwendungen) müssen Beschriftungen enthalten, die programmatisch mit den Feldern verknüpft sind, damit Bildschirmlesegeräte anzeigen können, welche Eingaben erwartet werden.
Sprachdeklaration	Die Angabe der Hauptsprache des Dokuments (z. B. Englisch, Deutsch, Französisch) hilft Bildschirmlesegeräten, Wörter korrekt auszusprechen und genaue linguistische Regeln anzuwenden. Dies ist für mehrsprachige Zielgruppen von entscheidender Bedeutung.
Kein gescannter Text (OCR)	Der Text muss auswählbar und durchsuchbar sein, nicht nur ein gescanntes Bild. OCR (Optical Character Recognition) sollte verwendet werden, um gescannte Dokumente in maschinenlesbare Inhalte umzuwandeln. Andernfalls bleibt der Inhalt für unterstützende Technologien und Suchmaschinen unsichtbar.

Wie unterscheiden sich barrierefreie PDFs von normalen PDFs?

Barrierefreie PDF-Dateien sind so konzipiert, dass sie für jeden lesbar, navigierbar und verständlich sind, auch für Benutzer, die auf unterstützende Technologien wie Bildschirmlesegeräte, Tastaturnavigation oder Braillezeilen angewiesen sind. Sie sehen nicht nur gut aus, sondern gewährleisten auch, dass die zugrunde liegende Struktur und Inhaltslogik maschinenlesbar und benutzerfreundlich ist.

Im Folgenden werden die Unterschiede zu Standard-PDFs erläutert:

Standard-PDF	Zugängliches PDF
Keine Tags oder semantische Struktur, so dass Bildschirmlesegeräte den Inhalt in einer verwirrenden Reihenfolge lesen	Verwendetgetaggte Inhalte (Überschriften, Absätze, Listen, Tabellen), die von Screenreadern korrekt interpretiert werden
Bilder sind nur visuell und haben keinen Kontext	EnthältAlt-Text der das Bild für blinde oder sehbehinderte Nutzer beschreibt
Die Lesereihenfolge hängt vom visuellen Layout ab	Verwendet einedefinierte logische Lesereihenfolge unabhängig vom Design-Layout
Links sagen möglicherweise "Hier klicken" ohne Kontext	Verwendetbeschreibenden Linktextwie "Jahresbericht herunterladen".
Formularfelder haben keine Beschriftungen oder Anweisungen	Beschriftete Formularfelder die den Benutzer mit Hilfe von Hilfsmitteln führen
Kann gescannte Bilder von Text enthalten, die für Suchmaschinen oder Bildschirmleser unlesbar sind	OCR-aktiviert oder nativer digitaler Text, derdurchsuchbar und lesbar ist

Warum das wichtig ist

• Einhaltung von Rechtsvorschriften: Unzugängliche PDFs können zu Klagen gemäß Gesetzen wie ADA, Abschnitt 508 oder AODA führen.
• Besseres SEO: Suchmaschinen können barrierefreie PDF-Dateien genauer indizieren und so die Sichtbarkeit verbessern.
• Inklusive Kommunikation: Jeder, unabhängig von seinen Fähigkeiten, kann auf Ihre Inhalte zugreifen und mit ihnen interagieren.

Profi-Tipp: Verwenden Sie Werkzeuge wie Adobe Acrobat Pro, PAC 2021 oder Access Monitor, um Ihre PDF-Dateien zu testen und zu korrigieren.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Erstellung barrierefreier PDFs im Jahr 2025

Bei der Erstellung barrierefreier Adobe PDF-Dokumente geht es nicht nur um die Einhaltung von Vorschriften, sondern auch um die Erstellung digitaler Inhalte, die von jedermann gelesen, navigiert und genutzt werden können. Anhand dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung können Sie sicherstellen, dass Ihre PDF-Dateien den Standards für Barrierefreiheit wie WCAG 2.1, PDF/UA und Section 508 entsprechen.

Schritt 1: Beginnen Sie mit einer barrierefreien Quelldatei

Beginnen Sie mit einem Dokumenteditor wie Microsoft Word oder Adobe InDesign und bauen Sie Barrierefreiheit in die Struktur ein:

• Verwenden Sie semantische Überschriftenebenen (Überschrift 1, Überschrift 2 usw.), nicht nur fetten Text.
• Formatieren Sie Tabellen korrekt (vermeiden Sie die Verwendung von Tabulatoren oder Leerzeichen für das Layout)
• Hinzufügen vonAlt-Text zu allen aussagekräftigen Bildern
• Behalten Sie einelogische Tabulatorreihenfolge für interaktive Formularfelder
• Export nach PDF mit Einstellungen, dieTags und Struktur beibehalten

Profi-Tipp: Verwenden Sie immer die Option "Als PDF speichern" oder "Mit Tags exportieren", nicht die Option "In PDF drucken", bei der die Ebenen für die Barrierefreiheit entfernt werden.

Schritt 2: Nachbearbeitung mit Adobe Acrobat Pro

Nach dem Exportieren öffnen Sie Ihre PDF-Datei in Adobe Acrobat Pro DC, um sie weiter zu bearbeiten:

• Navigieren Sie zu Werkzeuge > Eingabehilfen
• Führen Sie dieEingabehilfen-Prüfung um Probleme zu erkennen
• Verwenden Sie dasWerkzeug Lesereihenfolge um den logischen Ablauf zu bestätigen oder zu korrigieren
• Hinzufügen oder Bearbeiten vonTags,BildbeschreibungenundFormularfeldbeschriftungen

In Acrobat können Sie Probleme, die beim Export nicht berücksichtigt wurden, manuell korrigieren, z. B. Überschriftenebenen, Alt-Text und fehlende Beschriftungen.

Schritt 3: Abschließende Zugänglichkeitsfunktionen hinzufügen

Optimieren Sie Ihre PDF-Datei mit wichtigen Funktionen für die Barrierefreiheit:

• Festlegen vonDokumentsprache (unter Datei > Eigenschaften)
• Hinzufügen vonMetadaten (Titel, Autor, Thema, Schlüsselwörter)
• verwendenLesezeichen für lange PDFs mit mehreren Abschnitten
• Definieren Sie eine geeigneteTabulator-Reihenfolge für Formulare (Links-nach-Rechts oder Struktur)

Checkliste: Ihre PDF-Datei ist fertig, wenn sie die Acrobat-Zugänglichkeitsprüfung vollständig bestanden hat und problemlos mit Bildschirmlesegeräten funktioniert.

Profi-Tipp: Verwenden Sie PDF/UA-Standards (Universal Accessibility) PDF/UA ist der ISO-Standard für barrierefreie PDF-Dateien. Wenn Sie für Behörden, das Gesundheitswesen oder das Bildungswesen entwerfen, ist die Einhaltung der PDF/UA-Norm ein Garant für langfristigen Erfolg in rechtlicher und funktionaler Hinsicht.

Die besten Werkzeuge zum Erstellen und Testen barrierefreier PDFs

Werkzeug	Zweck
Adobe Acrobat Pro DC	Industriestandard für die PDF-Bereinigung
PAC 2021 (PDF-Zugänglichkeitsprüfung)	Kostenloser WCAG + PDF/UA Konformitätsprüfer
CommonLook PDF-Prüfer	Erweiterte Konformitätsprüfung
Microsoft Word/PowerPoint	Erstellung barrierefreier Quelldateien mit integriertem Checker
axe DevTools oder WAVE (für in das Web eingebettete PDFs)	Bewertung der PDF-Zugänglichkeit innerhalb von Webseiten

Bevor Sie auf "Hochladen" klicken: So prüfen Sie, ob Ihre PDF-Datei ADA-konform ist

Sie sind sich nicht sicher, ob Ihre vorhandene PDF-Datei den Zugänglichkeitsstandards entspricht? Riskieren Sie es nicht, Dokumente hochzuladen, die die Benutzer verärgern oder gegen Gesetze verstoßen. ADA-konforme PDF-Dateien müssen von Hilfsmitteln wie Bildschirmlesegeräten vollständig lesbar sein, doch viele ältere Dateien sind aufgrund fehlender Tags, einer fehlerhaften Struktur oder eines schlechten Kontrasts nicht lesbar.

Öffnen Sie zunächst die PDF-Datei in Adobe Acrobat Pro und führen Sie die integrierte Zugänglichkeitsprüfung aus. Dabei wird nach fehlendem Alt-Text, nicht gekennzeichneten Elementen, falscher Lesereihenfolge und Formularfeldproblemen gesucht. Sie können auch mit PAC 2024 (PDF Accessibility Checker) auf WCAG- und PDF/UA-Konformität prüfen. Eine kostenlose Option ist die Konvertierung mit PDFGoHTML und die visuelle Überprüfung der Tag-Struktur des Dokuments.

Profi-Tipp: Überprüfen Sie Farbkontrast, Schriftgröße und Überschriftenstruktur immer manuell, denn auch automatisierte Tools können visuelle Designfehler übersehen. Dokumentieren Sie Ihre Prüfergebnisse und geben Sie sie an Ihr Design- oder Rechtsteam weiter, damit dieses die Korrekturen verfolgen kann.

Reparieren Sie es richtig: Eine schrittweise Anleitung zur Behebung von unzugänglichen PDFs

Sobald Sie Probleme mit der Barrierefreiheit in Ihrer PDF-Datei festgestellt haben, ist es an der Zeit, diese zu beheben. Keine Sorge, Sie müssen die Datei nicht immer von Grund auf neu erstellen. Beginnen Sie mit der Kennzeichnung des Dokuments mit Adobe Acrobat Pro oder Werkzeugen wie CommonLook PDF. Tags geben Bildschirmlesern einen semantischen Fahrplan, der eine logische Lesereihenfolge und einen korrekten Inhaltsfluss ermöglicht.

Fügen Sie dann Alternativtexte für alle nicht dekorativen Bilder und Symbole hinzu. Legen Sie die Lesereihenfolge fest, damit die Hilfsmittel Absätze, Überschriften und Listen in der richtigen Reihenfolge lesen. Stellen Sie sicher, dass Formularfelder beschriftet sind und Navigationselemente wie Lesezeichen und Überschriften richtig verwendet werden. Vermeiden Sie generische Links wie "Klicken Sie hier", verwenden Sie stattdessen beschreibende Ankertexte.

Für komplexere Dokumente (z. B. Tabellen, mehrspaltige Layouts) sollten Sie die Inanspruchnahme professioneller Tools oder Dienste in Betracht ziehen. Führen Sie nach Fertigstellung die Zugänglichkeitsprüfung erneut durch und validieren Sie anhand der WCAG 2.2 AA- und PDF/UA-Standards.

Das Speichern einer korrigierten Version mit eindeutiger Versionskontrolle ist eine bewährte Praxis für rechtliche und interne Prüfungen.

Fallstudie: Kanadische Bundesbehörde erreicht Erfolg bei der Barrierefreiheit von PDFs

Die Herausforderung

Eine große kanadische Bundesbehörde sah sich zunehmendem Druck von Behindertenverbänden ausgesetzt, weil ihre herunterladbaren PDF-Dateien, insbesondere Berichte und Formulare auf ihrer Website, nicht barrierefrei waren. Benutzer, die auf Bildschirmlesegeräte angewiesen sind, beschwerten sich häufig über falsch gelesene Tabellen, nicht beschriftete Formulare und eine schlechte Dokumentenstruktur.

Rechtliches Risiko

Die Behörde stand kurz vor einer förmlichen Untersuchung gemäß dem Accessible Canada Act (ACA), einem Bundesgesetz, das barrierefreie digitale Inhalte in der staatlichen Kommunikation vorschreibt. Die Nichteinhaltung des Gesetzes hätte zu Strafen, zum Verlust des öffentlichen Vertrauens und zur Schädigung des guten Rufs führen können.

Wussten Sie schon? Der Accessible Canada Act ist 2019 in Kraft getreten und hat zum Ziel, Kanada bis 2040 barrierefrei zu machen. Es verpflichtet Organisationen des öffentlichen Sektors, Standards wie WCAG 2.1 AA und PDF/UA für digitale Dokumente zu erfüllen (Quelle:Canada.ca - ACA Overview).

Die Lösung

Die Behörde startete eine umfassende PDF-Sanierungsinitiative:

• Durchführung von Zugänglichkeitsprüfungen mitPAC 2021 undAdobe Acrobat Pro
• Anwendung vonPDF/UA-KennzeichnungkorrektAlt-Texteundlogische Leseanweisungen
• Schulung der internen Mitarbeiter zuWCAG 2.1 PDF Best Practices
• Ersetzen aller veralteten Dateien durchBildschirmleser-freundliche PDFs

Die Ergebnisse

Nach der Implementierung:

Metrik	Vor	Nachher
Screen-Reader-Beschwerden	Hohes Aufkommen, wöchentlich	Reduziert um 92%
Einarbeitungszeit (bei Berichten über Barrierefreiheit)	Durchschnittlich 1,5 Minuten	Erhöht auf 3,9 Minuten
Rechtliche Exposition	Laufende Beschwerden	Keine Klage eingereicht, Fall abgeschlossen

Mitnehmen

Dieser Fall beweist, dass barrierefreie PDFs nicht nur ein rechtliches Kästchen sind, sondern die Benutzerfreundlichkeit erheblich verbessern und Organisationen vor rechtlichen Konsequenzen schützen.

Wenn Sie eine Regierungsbehörde, eine Hochschuleinrichtung oder eine Marke mit Publikumsverkehr sind, ist jetzt der beste Zeitpunkt, um Ihre PDF-Bibliothek zu sanieren. Probieren Sie Tools wieZugriffsdienste für professionelle Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften.

Abschließende Überlegungen: PDF-Zugänglichkeit ist gelebte digitale Gleichberechtigung

Bei der Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente geht es nicht nur um die Einhaltung von Vorschriften, sondern auch um eine menschenwürdige Gestaltung. Ganz gleich, ob Sie Jahresberichte, Formulare, Broschüren oder technische Handbücher veröffentlichen, jedes Dokument sollte für jeden nutzbar sein, unabhängig von seinen Fähigkeiten. Unzugängliche PDF-Dateien schaffen stille Barrieren für Benutzer von Bildschirmlesegeräten, für Menschen mit Sehschwäche und für Menschen, die auf die Tastaturnavigation angewiesen sind.

Im Jahr 2025 und darüber hinaus ist Barrierefreiheit nicht mehr optional. Sie ist durch Gesetze wie ADA, Section 508 und PDF/UA-Standards vorgeschrieben und wird zunehmend von Nutzern und Suchmaschinen gleichermaßen erwartet.

Die gute Nachricht? Barrierefreiheit beginnt mit einfachen, bewussten Änderungen: Hinzufügen von Tags, Bereitstellen von Alt-Text und Auswahl einer inklusiven Struktur und von Kontrasten.

Wenn Sie schon heute auf barrierefreie PDFs setzen, verringern Sie nicht nur rechtliche Risiken und verbessern die Suchmaschinenoptimierung, sondern fördern auch einen digitalen Raum, in dem jeder gleichberechtigten Zugang zu Informationen hat.

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